ในวันนี้ทางองค์กรและธุรกิจมีหลายช่องทางในการสื่อสารกับลูกค้า อย่างเช่น อีเมล แชตสด การสอบถามผ่านทางเว็บไซต์ และโซเชียลมีเดีย แต่เมื่อเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจ การสนทนาผ่านโทรศัพท์ยังคงเป็นที่นิยมอย่างสูง คุณอาจเคยสงสัยว่าทำไมบางคนที่คุณพูดคุยกับผ่านทางโทรศัพท์ไม่ได้แสดงพฤติกรรมแบบมืออาชีพเหมือนคุณ และคุณก็ไม่ต้องการให้คนอื่นพูดถึงคุณอย่างนั้น บทความนี้จะกล่าวถึงขั้นตอนและวิธีการรับโทรศัพท์แบบมืออาชีพที่คุณควรทราบ

วิธีการรับโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ

เมื่อคุณต้องรับโทรศัพท์ ให้คุณวางโทรศัพท์ กระดาษ และปากกาไว้ข้างตัว

เพื่อให้การบันทึกสายที่โทรเข้ามามีความแม่นยำ คุณควรเขียนลงบนกระดาษโน้ตที่มีแผ่นก็อปปี้อยู่ข้างใต้ ซึ่งจะช่วยในการรวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน

หากมีการสั่งสายจากคนที่โทรเข้ามา คุณสามารถให้สำเนาข้อมูลที่จดไว้กับคนที่โทรหาได้

คุณควรพยายามไม่ให้โทรศัพท์รอนานเกินไป อย่างน้อยไม่เกิน 2-3 กริ๊ง การรับโทรศัพท์อย่างรวดเร็วจะช่วยให้คนที่โทรมารู้ว่าบริษัทของคุณทำงานมีประสิทธิภาพ และยังทำให้คนที่โทรมารู้สึกว่าตัวเองสำคัญด้วย

แนะนำในการรับโทรศัพท์:

เริ่มต้นด้วยการกล่าว “สวัสดีค่ะ” และพูดชื่อของคุณและชื่อบริษัทอย่างชัดเจน เช่น “สวัสดีค่ะ บริษัทเวสต์โคสต์ดรายวอลล์แอนด์เพนต์ค่ะ นี่คือ บุญศิริค่ะ”
ถามคนที่โทรมาว่าเขาเป็นใครและ โทรมาจากที่ไหน หากเขาไม่ได้บอกรายละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณมีนโยบายต่อต้านการโทรศัพท์ก่อกวนอย่างเข้มงวด
ตอบคำถามให้ถูกต้องและรวบรัด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตอบสนองความต้องการของคนที่โทรเข้ามา
เป็นมิตรและให้ความสำคัญกับคนที่โทรมา ตอบโทรศัพท์อย่างรวดเร็วและจัดหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้

การถามคำถามคนอื่นอาจฟังดูเหมือนการกล่าวโทษ แต่หากคุณต้องถามหลายคำถามคุณควรปรับจังหวะการพูดให้เป็นธรรมชาติและใช้น้ำเสียงที่เรียบร้อย

ตัวอย่างการรับโทรศัพท์:

คนที่โทรเข้ามา: “ขอสายคุณบริภัทรครับ”
คนที่รับสาย: “ไม่ทราบว่าจากใครค่ะ”
คนที่โทรเข้ามา: “ทีปกรครับ”
คนที่รับสาย: “ไม่ทราบว่าโทรมาจากไหนค่ะ”
คนที่โทรเข้ามา: “อำนาจเจริญครับ”
คนที่รับสาย: “ขอชื่อบริษัทด้วยค่ะ”
คนที่โทรเข้ามา: “อ๋อ พอดีโทรหาเรื่องส่วนตัวครับ”
คนที่รับสาย: “คุณบ ริภัทรกำลังรอโทรศัพท์จากคุณอยู่หรือเปล่าคะ”
คนที่โทรเข้ามา: “เปล่าครับ”
คนที่รับสาย: “โอเคค่ะ เดี๋ยวจะต่อสายไปที่คุณบริภัทรนะคะ”

สมมุติว่าคนในบริษัทกำลังฟังคุณคุยโทรศัพท์อยู่

การบันทึกเสียงและการตรวจสอบสายโทร

บริษัทที่มีการตรวจสอบสายโทรเข้ามักจะกล่าวถึงเรื่องนี้ในตอนต้นของการบันทึกเสียง เป็นสิ่งที่สำคัญเพราะเมื่อคุณไม่ได้บันทึกเสียงไว้จริงๆ การตรวจสอบสายโทรจะช่วยให้คุณใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพที่สุดเพื่อคุณฟัง

หากคุณมีการบันทึกเสียงจริงๆ คุณสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อฟังและตรวจสอบว่าตัวคุณดูเป็นอย่างไรเมื่อคุยทางโทรศัพท์ การฟังการพูดของตนเองอาจช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณควรปรับปรุงอะไรในการสื่อสารของคุณในอนาคต

หากจำเป็นคุณสามารถนำการบันทึกสายโทรไปปรับปรุงในการสื่อสารของคุณได้

การบันทึกเสียงแบบมืออาชีพ

การตรวจสอบสายโทรช่วยให้คุณได้ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพที่สุด นักตรวจสอบสายโทรมักจะมีความเชี่ยวชาญในการใช้เสียงเพื่อเก็บข้อมูลและประเมินเนื้อหาที่ถูกกล่าวออกมาในสายโทร

การฟังการพูดของตนเอง

การ มีการบันทึกสายโทรจริงๆ ช่วยให้คุณสามารถฟังและตรวจสอบว่าตัวคุณดูเป็นอย่างไรเมื่อคุยทางโทรศัพท์ การฟังการพูดของตนเองอาจช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณควรปรับปรุงอะไรในการสื่อสารของคุณในอนาคต

การปรับปรุงการสื่อสาร

หากคุณตรวจสอบการบันทึกสายโทรและพบว่าคุณต้องการปรับปรุงในการสื่อสารของคุณ คุณสามารถนำการบันทึกสายโทรไปใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงเทคนิคและการสื่อสารของคุณได้

โอนสายโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ

เมื่อคุณต้องการโอนสายโทรศัพท์ให้คนอื่น โปรดตรึกตรองเพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ดังนั้นให้คุณทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. รอให้เขาตอบรับก่อนค่อยโอนสาย

ในกรณีที่คุณต้องการโอนสายให้คนอื่น คุณควรรอให้เขาตอบรับและเตรียมพร้อมก่อนที่จะโอนสาย นี้จะช่วยลดความรอนานของฝ่ายที่ถือสายรออย่างไม่จำเป็น

2. แจ้งให้เขารู้ว่าคุณจะโอนสายให้

เมื่อมีการโทรเข้ามาและคุณต้องการโอนสายให้คนอื่น โปรดแจ้งให้เขารู้ก่อนว่าคุณจะโอนสายให้ และตรวจสอบว่าคนอื่นพร้อมรับสายหรือไม่

ก) ถ้าคนอื่นว่าง

ในกรณีที่คนที่คุณต้องการโอนสายให้ว่าง คุณสามารถโอนสายได้ทันที โดยไม่ต้องรอเวลานาน

ข) ถ้าคนอื่นไม่พร้อมรับสาย

หากคนที่คุณต้องการโอนสายให้ไม่พร้อมรับสาย คุณสามารถบันทึกข้อความอย่างละเอียดแทน โดยให้ใช้ภาษาที่ถูกต้อง และเรียงลำดับถ้อยคำให้เข้าใจง่าย อย่าลืมตรวจสอบการสะกดตัวอักษรอีกครั้ง

เมื่อคุณโทรเข้ามาและคนที่คุณต้องการพูดกับไม่พร้อมรับสาย คุณสามารถบอกข้อความเพิ่มเติมได้เช่น “ขอโทษด้วยนะคุณจักริน แต่ตอนนี้คุณมนชัยไม่สะดวกรับสายค่ะ ไม่ทราบว่ามีอะไรให้ดิฉันช่วยหรือว่าจะฝากข้อความไว้ไหมคะ”

3. เรียกชื่อคนที่โทรเข้ามา

เพื่อแสดงความเอาใจใส่และยอมรับในแต่ละคนที่โทรเข้ามา คุณสามารถเรียกชื่อของคนที่โทรเข้ามาได้ วิธีนี้จะช่วยสร้างความประทับใจและแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังฟังอยู่

เช่น คุณสามารถพูดว่า “ดิฉันมนัสนันท์ ขอสายคุณเลิศพงศ์ มนนัทธรค่ะ” เพื่อแสดงความเอาใจใส่ต่อคนที่โทรเข้ามา

อย่างไรก็ตาม อย่าลืมใส่น้ำเสียงที่เอาใจใส่และจริงใจเมื่อพูด “ขอบคุณมากนะคะ สวัสดีค่ะ!” เพื่อประทับใจและแสดงความเอาใจใส่

คุณกำลังดูโพสต์นี้ วิธีการ รับโทรศัพท์แบบมืออาชีพ

การรับมือกับลูกค้าที่มีปัญหา

เมื่อคุณพบว่าลูกค้าของคุณมีปัญหาหรือไม่พอใจกับบริการ นี่คือบางวิธีที่คุณสามารถใช้ในการรับมือและแก้ไขสถานการณ์:

ฝึกทักษะการฟังอย่างตั้งใจ

อย่าเถียงหรือพูดแทรกลูกค้า แม้ว่าเขาจะเข้าใจผิดหรือคุณรู้ว่าเขาหรือเธอจะพูดอะไรต่อก็ตาม ปล่อยให้เขาหรือเธอได้พูดสิ่งที่อยู่ในใจ การฟังอย่างตั้งใจเป็นการสร้างอัธยาศัยไมตรีและช่วยให้ฝ่ายที่หัวเสียอารมณ์เย็นขึ้นได้มาก แหล่งข้อมูลอ้างอิง ลดเสียงลงและพูดด้วยน้ำเสียงเรียบๆ

การพยักหน้าด้วยคำพูด

ถ้าลูกค้าเริ่มขึ้นเสียง ให้เริ่มพูดช้าๆ ด้วยน้ำเสียงที่สม่ำเสมอ คนที่สงบ (เมื่อเทียบกับคนที่กระวนกระวายหรือตื่นตระหนก) จะสามารถทำให้อีกฝ่ายสงบลงได้ การไม่สะทกสะท้านกับความดังหรือน้ำเสียงของลูกค้าสามารถช่วยให้คนที่โกรธหรือไม่พอใจกลับมามีสติได้ สร้างอัธยาศัยไมตรีผ่านความเข้าใจ

คำแนะนำเพิ่มเติม

คิดว่าตัวเองเป็นลู กค้า แสดงออกให้คนที่โทรมารู้ว่าคุณรับรู้ถึงความคับข้องใจและความไม่พอใจของเขา เพียงเท่านี้ก็ช่วยทำให้อีกฝ่ายใจเย็นลงได้มากแล้ว วิธีนี้เรียกว่า “การพยักหน้าด้วยคำพูด” และช่วยให้คนที่โทรมารู้สึกว่าคุณเข้าใจเขา อย่าหงุดหงิดหรือโกรธ

ถ้าลูกค้าใช้คำพูดรุนแรงหรือหยาบคาย หายใจเข้าลึกๆ แล้วพูดต่อเหมือนว่าคุณไม่ได้ยิน การตอบโต้ในลักษณะเดียวกันไม่ได้ช่วยให้อะไรดีขึ้นและอาจจะทำให้สถานการณ์ยิ่งบานปลายด้วย บอกเขาว่าคุณอยากจะช่วยและคุณก็เป็นคนที่จะช่วยเขาหรือเธอแก้ปัญหาได้มากที่สุด คำพูดนี้มักช่วยให้สถานการณ์ดีขึ้นได้

อยู่กับปัญหาที่อยู่ตรงหน้า

และอย่าไปเก็บมาใส่ใจแม้ว่าลูกค้าจะว่าคุณก็ตาม จำไว้ว่าลูกค้าไม่รู้จักคุณ และเขาหรือเธอก็แค่ระบายความหงุดหงิดมาที่คุณเพราะว่าคุณเป็นตัวแทนของบริษัท ค่อยๆ ดึงบทสนทนากลับไปที่ปัญหาและวิธีการที่คุณตั้งใจจะใช้แก้ไขปัญหา และพยายามอย่าไปใส่ใจที่ลูกค้าว่าคุณ จำไว้ว่าคุณกำลั งคุยกับมนุษย์

วันที่ดีสำหรับคุณ

ทุกคนเคยพบวันที่ไม่ดีและอาจได้เผชิญกับสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ เช่นการทะเลาะกับสามีหรือภรรยา หรือถูกเรียกร้องด้วยใบสั่ง หรืออาจเพิ่งเผชิญกับเหตุการณ์ร้ายแรงที่ซับซ้อนขึ้นได้ เราทุกคนเคยผ่านประสบการณ์นี้มาแล้วทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นบางคนน้อยหรือมากก็ตาม เพราะฉะนั้นเราควรพยายามให้วันนี้เป็นวันที่ดีสำหรับเราเอง

การสร้างวันที่ดี

เพื่อให้วันนี้เป็นวันที่ดีสำหรับคุณ คุณสามารถลองปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:

READ: วิธีการ ทำให้ผมหยักศก (สำหรับผู้ชาย)

1. การนิ่งๆ

พยายามทำให้จิตใจและจิตวิญญาณของคุณเงียบสงบ ให้เวลาและพื้นที่สำหรับความสงบ อาจจะเป็นการทำสมาธิหรือกิจกรรมที่ช่วยให้คุณผ่อนคลาย เช่น การเดินเล่นในสวนหรือการอ่านหนังสือที่ชื่นชอบ

2. การทำใจให้สงบ

ในช่วงเวลาที่คุณพบวันที่แย่ พยายามสร้างความสงบให้กับจิตใจของคุณ อย่าให้ความเครียดหรือความโกรธครอบครัวสัมพันธ์กับคุณ พิจารณาวิธีการสร้างสถานการณ์ที่เ ป็นสันติสำหรับคุณเอง

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะรู้สึกดีขึ้นเช่นเดียวกับเขาที่ได้พยายามทำให้วันนี้เป็นวันที่ดีสำหรับเขาด้วย

คำแนะนำสำหรับการคุยโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการคุยโทรศัพท์อย่าเคี้ยวหมากฝรั่ง โดยควรรับประทานอาหารหรือดื่มน้ำก่อนเริ่มคุย เพื่อป้องกันการทำเสียงหลอกลวงที่อาจเกิดขึ้นได้ในการคุยโทรศัพท์

เลี่ยงคำที่ไม่มีความหมาย

เมื่อคุยโทรศัพท์ ควรเลี่ยงการใช้คำว่า “เอ่อ”, “อ่า”, “แบบว่า” และ “คำติดปาก” หรือเสียงอื่นๆ ที่ไม่มีความหมาย ซึ่งอาจสร้างความสับสนและขัดแย้งในการสื่อสารได้

ปิดเสียงหรือใช้เมื่อต้องการความช่วยเหลือ

ควรปิดเสียงโทรศัพท์เวลาไม่ได้ใช้งาน และควรใช้เมื่อต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมจากหัวหน้าหรือโค้ชฝึกอบรม เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเต็มประสิทธิผล