สแกนเอกสารแบบกระดาษเป็นกระบวนการที่สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยการใช้พรินเตอร์ Canon แบบ all-in-one ซึ่งมีความสามารถในการสแกนเอกสารเพื่อแปลงเป็นไฟล์ดิจิตอลและเซฟลงในคอมพิวเตอร์ทั้งในระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac อย่างง่ายดาย
วิธีการสแกนเอกสารแบบกระดาษด้วยพรินเตอร์ Canon all-in-one มีขั้นตอนดังนี้:
วิธีการเตรียมพรินเตอร์ Canon สำหรับการสแกนเอกสาร
เช็คความเข้ากันได้กับการสแกนเอกสาร
ก่อนที่จะเริ่มต้นการสแกนเอกสารด้วยพรินเตอร์ Canon ของคุณ คุณจะต้องเช็คก่อนว่าพรินเตอร์ของคุณรองรับการสแกนเอกสารหรือไม่ คุณสามารถตรวจสอบได้จากคู่มือหรือเว็บไซต์ของผู้ผลิต หากพรินเตอร์ของคุณเป็น all-in-one หรือบางรุ่นที่รองรับการสแกนเอกสาร ก็แสดงว่าคุณสามารถใช้งานส่วนนี้ได้
เชื่อมต่อพรินเตอร์กับคอมพิวเตอร์
เมื่อเช็คความเข้ากันได้กับการสแกนเอกสารแล้ว คุณจะต้องเชื่อมต่อพรินเตอร์ของคุณกับคอมพิวเตอร์ โดยพรินเตอร์ Canon ส่วนใหญ่ที่รองรับการสแกนเอกสารจะมีทางเชื่อมต่อแบบไร้สายผ่านแผง touch-screen แต่บางรุ่นก็ต้องเสียบพรินเตอร์กับคอมพิวเตอร์ผ่านสาย USB
ดาวน์โหลดและติดตั้งไดรเวอร์และโปรแกรมเสริม
หากพรินเตอร์ของคุณมีซีดีหรือดีวีดีมาให้ด้วย คุณสามารถใช้งานมันเพื่อติดตั้งไดรเวอร์สำหรับพรินเตอร์ได้เลย และอาจมีโปรแกรมเสริม IJ Scan Utility ที่คุณสามารถใช้สแกนเอกสารได้ แต่หากไม่มีซีดีหร
วิธีการสแกนด้วย IJ Scan Utility ของพรินเตอร์ Canon
ไปยังโฟลเดอร์ IJ Scan Utility
หากคุณต้องการใช้ IJ Scan Utility สำหรับการสแกนเอกสารด้วยพรินเตอร์ Canon ของคุณ คุณสามารถเข้าไปยังโฟลเดอร์ IJ Scan Utility บน PC หรือ Mac ได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
Windows:
- คลิกปุ่ม Windows Start
- เปิดโฟลเดอร์ Canon Utilities
Mac:
- คลิก Go ในเมนูบาร์ด้านบน
- คลิก Applications.
- เปิดโฟลเดอร์ Canon Utilities
เปิด IJ Scan Utility
หลังจากเข้าไปยังโฟลเดอร์ IJ Scan Utility คุณสามารถเปิด IJ Scan Utility โดยคลิกที่ไอคอนที่คล้ายเอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์ IJ Scan Utility
ตั้งค่าสแกนเอกสาร
หลังจากเปิด IJ Scan Utility แล้ว คุณสามารถตั้งค่าสแกนเอกสารได้ด้วยการคลิกที่ Settings ที่อยู่ทางมุมขวาล่างของแอป IJ Scan Utility จากนั้นเลือก Document Scan ที่เป็นตัวเลือกที่สองในเมนูด้านซ้าย
วิธีการสแกนเอกสารด้วย IJ Scan Utility บนเครื่องพรินเตอร์ Canon
ขั้นตอนที่ 1: เปิด IJ Scan Utility
- Windows: คลิกปุ่ม Start แล้วเปิดโฟลเดอร์ Canon Utilities
- Mac: คลิก Go ในเมนูบาร์ด้านบน แล้วเปิดโฟลเดอร์ Canon Utilities
เมื่อเปิดโฟลเดอร์ Canon Utilities แล้ว ให้คลิกเข้าไปยังโฟลเดอร์ IJ Scan Utility แล้วเปิดโปรแกรม IJ Scan Utility
ขั้นตอนที่ 2: เลือกโหมดการสแกนเอกสาร
ในหน้าต่าง IJ Scan Utility ให้คลิกที่ปุ่ม Settings ที่อยู่ทางมุมขวาล่างของหน้าจอ จากนั้นเลือก Document Scan ในเมนูทางด้านซ้าย
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าการสแกนเอกสาร
- เลือกแบบฟอร์แมตไฟล์ที่ต้องการให้เป็น PDF (Multiple Pages) โดยคลิกเมนูลากลงมาในตัวเลือก Data Format และเลือก PDF (Multiple Pages)
- ถ้าต้องการสแกนเอกสารด้านเดียวหรือด้านหลังเดียว สามารถเลือก “Document (ADF/Platen)” ในเมนู Select source ในกรณีที่เครื่องพรินเตอร์รองรับ
- เลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์ และกด OK
เอกสารที่สแกนจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ Documents ของคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 4: เริ่มการสแกนเอกสาร
- คลิก Document ในหน้าต่าง IJ Scan Utility
วิธีสแกนเอกสารใน Windows
Windows มีเครื่องมือสแกนในตัวที่เรียกว่า Windows Fax and Scan ซึ่งช่วยให้คุณสแกนเอกสารและภาพถ่ายได้ นี่คือวิธีการใช้งาน:
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Windows Fax and Scan
คลิกโลโก้ Windows ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ จากนั้นพิมพ์ “windows fax and scan” ในแถบค้นหา คลิกแอพ “Windows Fax and Scan” ที่ปรากฏที่ด้านบนของผลการค้นหา
ขั้นตอนที่ 2: เริ่มการสแกนใหม่
คลิก “New Scan” ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Fax and Scan เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
ขั้นตอนที่ 3: เลือกเครื่องสแกนของคุณ
ตรวจสอบว่าสแกนเนอร์เชื่อมต่อและเปิดอยู่ หากเครื่องสแกนของคุณไม่ได้ถูกเลือก ให้คลิก “เปลี่ยน…” แล้วเลือกเครื่องพิมพ์ Canon ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: เลือกประเภทของเอกสาร
คลิกเมนูแบบเลื่อนลง “โปรไฟล์” และเลือกประเภทเอกสารที่คุณกำลังสแกน (เช่น ภาพถ่าย)
ขั้นตอนที่ 5: เลือกสีหรือขาวดำ
คลิกเมนูแบบเลื่อนลง “รูปแบบสี” แล้วเลือกระหว่างสีหรือขาวดำ
หมายเหตุ: สแกนเนอร์ของคุณอาจมีตัวเลือกรูปแบบสีเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 6: เลือกประเภทไฟล์
คลิกเมนูแบบเลื่อนลง “ประเภทไฟล์” และเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการบันทึกการสแกนเป็น (เช่น PDF หรือ JPG)
ขั้นตอนที่ 7: ปรับแต่งตัวเลือก (ไม่บังคับ)
สแกนเนอร์บางรุ่นอาจมีตัวเลือกเพิ่มเติม (เช่น ความละเอียด) ที่คุณสามารถปรับแต่งได้ก่อนทำการสแกน
ขั้นตอนที่ 8: ดูตัวอย่างการสแกน
คลิก “ดูตัวอย่าง” ที่ด้านล่างของหน้าต่างเพื่อดูตัวอย่างเอกสารของคุณในเครื่องสแกน
ขั้นตอนที่ 9: สแกนเอกสาร
คลิก “สแกน” ที่ด้านล่างของหน้าต่างเพื่อเริ่มสแกนเอกสารของคุณ เมื่อสแกนแล้ว คุณจะพบไฟล์ในโฟลเดอร์เอกสารที่สแกน:
เปิดเริ่ม
เปิด File Explorer
คลิก “เอกสาร” ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง
ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ “เอกสารที่สแกน”
แค่นั้นแหละ! คุณสแกนเอกสารใน Windows สำเร็จแล้ว
การสแกนเอกสารบน Mac: คำแนะนำทีละขั้นตอน
การแนะนำ
การสแกนเอกสารบน Mac ทำได้ง่ายและทำได้เพียงไม่กี่คลิก คู่มือนี้จะแสดงวิธีการสแกนเอกสารบน Mac โดยใช้เครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์ Canon
คุณกำลังดู: วิธีการ สแกนเอกสารด้วยพรินเตอร์ Canon
ขั้นตอนในการสแกนเอกสารบน Mac
ขั้นตอนที่ 1: เปิดการตั้งค่าระบบ
คลิกที่ไอคอน Apple ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ และเลือก “System Preferences” จากเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 2: เลือกเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์
คลิกที่ไอคอน Printers & Scanners ซึ่งอยู่ทางขวามือของหน้าต่าง System Preferences
ขั้นตอนที่ 3: เลือกเครื่องพิมพ์ Canon ของคุณ
เลือกเครื่องพิมพ์ Canon ของคุณจากรายการเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 4: เปิดสแกนเนอร์
คลิกที่แท็บ “สแกน” ที่ด้านบนของหน้าต่าง จากนั้นคลิกที่ “เปิดสแกนเนอร์…”
ขั้นตอนที่ 5: แสดงรายละเอียด
คลิกที่ปุ่ม “แสดงรายละเอียด” ที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 6: เลือกประเภทไฟล์
คลิกเมนูแบบเลื่อนลง “รูปแบบ” และเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่สแกนเป็น (เช่น PDF หรือ JPEG)
ขั้นตอนที่ 7: เลือกสี
คลิกเมนู “Kind” ที่ขยายลงมา แล้วเลือกสี (เช่น ขาวดำ) ที่คุณต้องการสแกนเอกสาร
หมายเหตุ: สแกนเนอร์บางรุ่นอาจมีตัวเลือกที่จำกัด
ขั้นตอนที่ 8: เลือกบันทึกตำแหน่ง
คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง “บันทึกไปยัง” และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ที่สแกน (เช่น เดสก์ท็อป)
ขั้นตอนที่ 9: เปลี่ยนตัวเลือกอื่น ๆ
หากจำเป็น ให้เปลี่ยนตัวเลือกอื่นๆ เช่น ความละเอียดหรือการวางแนว
ขั้นตอนที่ 10: คลิกสแกน
คลิกที่ปุ่ม “สแกน” ที่มุมล่างขวาของหน้าต่างเพื่อเริ่มสแกนเอกสาร
บทสรุป
การสแกนเอกสารบน Mac เป็นกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถสแกนเอกสารบนเครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์ Canon ของคุณได้อย่างง่ายดาย
