แผนงานคือโครงร่างที่มีเป้าหมายแต่ละอย่างอย่างชัดเจน ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนที่ทีมหรือเจ้าของงานสามารถดำเนินการตามได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
การมีแผนงานชัดเจนจะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจและมองเห็นขอบเขตของโปรเจ็คที่กำลังดำเนินการอยู่ได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในเชิงการศึกษาหรืออาชีพ แผนงานจะช่วยให้คุณมีการจัดระเบียบตัวเองอยู่ในกรอบระยะเวลาที่กำหนด
เมื่อคุณสร้างแผนงานให้ถูกต้องคุณจะสามารถแบ่งงานออกเป็นหน้าที่ย่อยๆ และกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างชัดเจน
การเรียนรู้วิธีเขียนแผนงานเป็นสิ่งสำคัญเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับโปรเจ็คต่อไปของคุณให้ดีขึ้น
ขั้นตอนและการกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนงาน
เพื่อให้แผนงานมีความสมบูรณ์และเตรียมการได้อย่างเหมาะสม จำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ไว้ก่อนที่จะเริ่มเขียนแผนงาน เนื่องจากแผนงานส่วนใหญ่จะมีระยะเวลาการดำเนินงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น 6 เดือนหรือ 1 ปี) ซึ่งการกำหนดวัตถุประสงค์จะช่วยให้หัวหน้างานของคุณทราบเส้นทางการดำเนินงานในช่วงเวลาดังกล่าว
การกำหนดวัตถุประสงค์ในสถานที่ทำงาน
ในสถานที่ทำงาน การกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนงานจะช่วยให้คุณและทีมงานสร้างตารางงานสำหรับโปรเจ็คขนาดใหญ่ได้ นอกจากนี้ แผนงานยังช่วยให้ครูและอาจารย์วางแผนการสอนไปตลอดทั้งเทอม
การกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับโปรเจ็คส่วนตัว
สำหรับโปรเจ็คส่วนตัว การกำหนดวัตถุประสงค์จะช่วยให้คุณวางกรอบและกำหนดระยะเวลาที่ต้องการให้โปรเจ็คดำเนินไป โดยจะช่วยให้คุณสามารถติดตามเป้าหมายและควา มคืบหน้าของตนเองได้ แม้ว่าการกำหนดวัตถุประสงค์อาจไม่จำเป็นก็ตาม
การเขียนบทนำและที่มา
เมื่อเขียนแผนงานในหน้าที่การงาน คุณควรเริ่มด้วยการเขียนบทนำและที่มา ซึ่งจะช่วยให้หัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อนำแผนงานไปปรับใช้ให้เหมาะสม
การเขียนบทนำและที่มายังเป็นสิ่งจำเป็นในการเขียนโครงงานด้านการศึกษาด้วย บทนำควรจะดึงดูดและกระชับ เพื่อย้ำเตือนหัวหน้างานของคุณว่าทำไมคุณจึงสร้างแผนงานนี้ขึ้นมา เกริ่นคร่าวๆ เกี่ยวกับโปรเจ็คที่คุณกำลังจะลงมือทำในช่วงระยะเวลานับจากนี้ไป
ส่วนที่มาควรจะเน้นในการระบุเหตุผลที่ทำให้คุณต้องจัดทำแผนงานดังกล่าว เช่น นำรายละเอียดหรือสถิติจากรายงานล่าสุด ระบุปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข หรือเป็นการนำเอาข้อคิดเห็นและผลตอบรับที่คุณได้รับจากการทำโปรเจ็คครั้งก่อน มาต่อยอดในครั้งนี้ ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
เป้าหมายและวัตถุประสงค์ในแผนงาน
เป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นส่วนสำคัญของแผนงาน เนื่องจากเข้าใจและระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจะบรรลุไปในที่สุด อย่างไรก็ดี มีความแตกต่างระหว่างเป้าหมายและวัตถุประสงค์
เป้าหมาย
เป้าหมายเป็นการกล่าวถึงภาพรวมของโปรเจ็ค โดยมุ่งหวังให้โปรเจ็คในที่สุดมีผลลัพธ์ตามที่ต้องการ สามารถระบุเป้าหมายได้ในรูปแบบที่กว้างๆ ยกตัวอย่างเช่น การสร้างเอกสารงานวิจัยที่มีคุณภาพสูง หรือเพื่อเพิ่มความรู้และทักษะในการเขียน
วัตถุประสงค์
วัตถุประสงค์มีลักษณะเจาะจงและเป็นรูปธรรม พูดง่ายๆ วัตถุประสงค์ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการจากแผนงานอย่างชัดเจน สามารถกำหนดวัตถุประสงค์หลังจากทำแต่ละเป้าหมายเสร็จสิ้นได้ เช่น การสำรวจและคัดเลือกคนที่จะเข้าร่วมสัมภาษณ์เพื่อใช้ในงานวิจัย ซึ่งถือเป็นวัตถุประสงค์ที่ดี
การแบ่งแผนงาน
แผนงานสามารถแบ่งออกเป็นหลายแผนที่มีวัตถุประสงค์ระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว หากแต่ละระยะมีความแตกต่างกันอย่างมาก ยกตัวอย่างเช่น เป้าหมายระยะสั้นของบริษัทอาจเป็นการเพิ่มจำนวนเพจวิวให้มากขึ้นอีก 30% ภายในสามเดือนข้างหน้า ในขณะที่เป้าหมายระยะยาวของบริษัทอาจเป็นการสร้างความเข้มแข็งของแบรนด์ให้สามารถสร้างตัวตนในโซเชียลมีเดียต่างๆ ในระยะเวลาหนึ่งปี
วัตถุประสงค์มักใช้ประโยคในรูปของผู้กระทำและใช้กริยาที่แสดงถึงการลงมือที่มีความหมายจำเพาะ เช่น “วางแผน” “เขียน” “เพิ่ม” และ “วัดผล” แทนที่จะใช้คำกริยาแบบกว้างๆ เช่น “สำรวจ” “เข้าใจ” “รู้” เพื่อให้เขียนแผนงานตามหลักการวัตถุประสงค์แบบ “SMART” อย่างเช่น
- Specific (เจาะจง): ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
- Measurable (สามารถวัดได้): กำหนดตัวชี้วัดเพื่อวัดความสำเร็จ
- Achievable (เป็นไปได้): ต้องเป็นเป้าหมายที่เป็นไปได้และความเหมาะสม
- Relevant (เกี่ยวข้อง): สอดคล้อ งกับยุทธศาสตร์และวัตถุประสงค์ทั่วไป
- Time-bound (มีเวลากำหนด): กำหนดระยะเวลาที่จำกัดในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
ดังนั้น การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ถูกต้องและชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้แผนงานมีความสำเร็จและมีทิศทางการดำเนินงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
หลักการในการวางแผนและการตั้งเป้าหมาย
หลักการนี้มาจากตัวย่อของแต่ละคำ เหมาะสำหรับคนที่ต้องการวางแผนงานอย่างเป็นรูปธรรมและลงมือทำได้ทันที
Specific (เจาะจง)
เราจะทำอะไรบางอย่างเพื่อใคร กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่คุณกำลังจะให้การส่งเสริมและแผนการปฏิบัติที่คุณจะใช้เพื่อการนั้นโดยเฉพาะ
Measurable (วัดผลได้)
มันสามารถกำหนดปริมาณ หรือสามารถทำให้เราวัดผลได้หรือไม่ คุณสามารถนับจำนวนมันได้หรือไม่
ตัวอย่าง:
คุณออกแบบโครงงานในลักษณะที่ว่า “สุขภาพของประชากรชาวแอฟริกาจะดีขึ้นภายในปี 2020” หรือเปล่า หรือคุณออกแบบโครงงานว่า “ทารกเกิดใหม่ในประเทศแอฟริกาใต้ต้องติดเชื้อ HIV/AIDS ลดลง 20% ภายในปี 2020”
จำไว้ว่า ตัวเลขพื้นฐานจำเป็นต้องมีการกำหนดขึ้นมาก่อน เพื่อที่จะนำไปวัดผลในภายหลังได้ หากคุณไม่รู้มาก่อนว่า ตัวเลขของอัตราทารกเกิดใหม่ที่ติดเชื้อ HIV/AIDS เป็นจำนวนเท่าไร มันก็เป็นไปไม่ได้ที่คุณจะระบุว่าต้องการให้มันลดลงอีก 20%
Achievable (บรรลุผลได้)
เราสามารถทำให้มันสำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด ด้วยทรัพยากรที่มีอยู่หรือไม่ วัตถุประสงค์จำเป็นต้องสอดคล้องกับระยะเวลาที่มีอยู่ด้วย
ตัวอย่าง:
การเพิ่มยอดขายให้ได้ 500% ย่อมเป็นไปได้ หากบริษัทของคุณมีขนาดเล็ก แต่หากบริษัทของคุณเป็นเจ้าตลาดอยู่แล้ว การจะเพิ่มยอดขาย 500% แทบเป็นไปไม่ได้
ในบางกรณี ผู้เชี่ยวชาญหรือที่ปรึกษาอาจถูกเชิญมาวิเคราะห์ว่า วัตถุประสงค์ของแผนงานคุณ มันเป็นไปได้หรือไม่
Relevant (มีความเกี่ยวเนื่อง)
วัตถุประสงค์นี้จะมีผลต่อเป้าหมายหรือกลยุทธ์ที่ต้องการหรือไม่ แม้ว่ามันอาจจะสำคัญต่อสุขภาพโดยรวม แต่การมาชั่งน้ำหนักและวัดส่วนสูงของเด็กในโรงเรียน จะส่งผลทางตรง ต่อการเปลี่ยนแปลงวิธีการประเมินสุขภาพจิตหรือไม่
พยายามกำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการให้มีความเกี่ยวเนื่องกันอย่างชัดเ จนและดูมีเหตุผล
Time bound (อยู่ในกรอบเวลาที่มี)
วัตถุประสงค์ดังกล่าวเห็นผลลัพธ์เมื่อไร และ/หรือเราจะรู้ได้อย่างไร
คุณกำลังดูโพสต์นี้ วิธีการ เขียนแผนงาน
การสิ้นสุดโปรเจ็คอย่างชัดเจนและการระบุผลลัพธ์ที่สำเร็จ
เพื่อให้โปรเจ็คของคุณสิ้นสุดลงในเวลาที่กำหนดและบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ จำเป็นต้องระบุวันที่สิ้นสุดโปรเจ็คอย่างชัดเจนและระบุผลลัพธ์ที่ต้องการทั้งหมดในแผนงาน
ระบุทรัพยากรที่ใช้ในโปรเจ็ค
เพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโปรเจ็ค คุณควรระบุทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้ ซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละแผนงาน ในด้านอาชีพการงาน เช่น งบประมาณการเงิน กำลังคน ที่ปรึกษา ตึกหรือห้องทำงาน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารต่างๆ
ทรัพยากรในแผนงานด้านการศึกษา
ในแผนงานด้านการศึกษา ทรัพยากรอาจรวมถึงสิทธิในการใช้ห้องส มุดต่างๆ และวัตถุดิบที่ใช้ในการวิจัย เช่น หนังสือ วารสาร หนังสือพิมพ์ คอมพิวเตอร์ อินเตอร์เน็ต รวมถึงศาสตราจารย์หรือคณะบุคคลอื่นๆ ที่จำเป็นต้องมีไว้ให้คุณปรึกษา
การระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
อุปสรรคคือสิ่งที่อาจมากีดขวางเส้นทางการไปสู่เป้าหมายของคุณ เช่น หากคุณมีแผนงานที่ต้องจัดทำเอกสารวิชาการให้สถานศึกษา อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นคือตารางเวลาที่แน่นเอียดและจำกัดเวลาสำหรับการจัดทำงานวิจัย ดังนั้น คุณจำเป็นต้องวางแผนการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถทำแผนงานได้อย่างสมบูรณ์
ส่วนรายละเอียดการมีส่วนร่วมรับผิดชอบ
การมีส่วนร่วมรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับแผนงานที่ดี คุณควรระบุบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละหน้าที่ อาจมีลูกทีมหลายคนทำหน้าที่ร่วมกัน แต่มีเพียงคนเดียวที่ต้องตอบสนองว่างานจะเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ วางแผนกลยุทธ์เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แต่ละหน้าที่ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุปกลยุท ธ์ในการสิ้นสุดโปรเจ็ค
ในการสิ้นสุดโปรเจ็คอย่างสำเร็จ คุณควร:
- ระบุวันที่สิ้นสุดโปรเจ็คอย่างชัดเจน
- ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการทั้งหมดในแผนงาน
- ระบุทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโปรเจ็ค
- วางแผนการใช้เวลาให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
- ระบุบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละหน้าที่
- วางแผนกลยุทธ์ที่เหมาะสม
วิธีการวางแผนและบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนและบริหารโครงการเป็นขั้นตอนสำคัญในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ หากคุณต้องการประสบความสำเร็จในโครงการของคุณ คุณควรทำการประเมินแผนงานของคุณอย่างรอบคอบ โดยระบุว่าคุณจะใช้ทรัพยากรอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถเอาชนะอุปสรรคและบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1: การวางแผนเจาะจง
ในขั้นตอนนี้ คุณควรกำหนดว่าในแต่ละวันหรือสัปดาห์ คุณต้องมีผลลัพธ์อะไรเกิดขึ้นเพื่อที่จะบรรลุแต่ละวัตถุประสงค์ ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้เป็นมิตรกับความสามารถและทรัพยากรที่คุณมีอยู่ และระบุขั้นตอนที่ลูกทีมคนอื่นๆ ต้องทำตามเพื่อให้เป้าหมายเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: การใช้เครื่องมือช่วย
คุณสามารถใช้โปรแกรมบริ หารโครงการหรือปฏิทินส่วนตัวเพื่อจัดระเบียบข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ คุณอาจจัดทำตารางงานเพื่อเพิ่มความเป็นระเบียบ แม้ว่าคุณจะออกแบบตารางอย่างรัดกุมแล้วก็ตาม คุณควรเผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น และจัดตารางการทดเวลาให้เหมาะสมเพื่อให้สามารถบรรลุผลได้ทันเวลา
สรุป
การวางแผนและบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการของคุณ โดยคุณควรประเมินแผนงานของคุณอย่างรอบคอบ และกำหนดวิธีการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ อย่างไรก็ตาม เรียนรู้ว่าเรื่องไม่คาดฝันเกิดขึ้นได้เสมอ คุณควรเผื่อเวลาและจัดการตารางให้เหมาะสมเพื่อให้สามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ทันที
เคล็ดลับ: การระบุไมล์สโตนเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของโปรเจ็ค
หากโปรเจ็คของคุณมีขนาดใหญ่เป็นพิเศษ คุณจำเป็นต้องระบุไมล์สโตนเอาไว้เพื่อใช้เป็นจุดอ้างอิงในแต่ละช่วงของโปรเจ็ค นั่นหมายความว่าไมล์สโตนแสดงให้เห็นถึงความคืบหน้าที่คุณได้ทำไปแล้วในการบรรลุแต่ละวัตถุประสงค์ของโปรเจ็คนั้นๆ
ประโยชน์ของไมล์สโตน
การใช้ไมล์สโตนช่วยกำหนดช่วงที่เหมาะสมในการทบทวนแผนงานของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นได้ว่าคุณอยู่ในขั้นตอนใดของกระบวนการและว่าคุณกำลังดำเนินการตามแผนงานที่กำหนดไว้หรือไม่
การออกแบบแผนงานให้เหมาะสม
คุณควรพยายามออกแบบแผนงานให้เหมาะสมกับตัวคุณเอง คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดที่ต้องการหรือเขียนแผนงานในรูปแบบที่กว้างๆได้ สามารถใช้เศษกระดาษหรือซอฟท์แวร์อาชีพที่มีฟีเจอร์สีสันและกราฟิกมากมายในการเขียนแผนงานของคุณ
การระบุไมล์สโตนเป็นเคล็ดลับหนึ่งในการเขียนแผนงานโปรเจ็คที่ใหญ่เป็นพิเศษ หากคุณสามารถใช้ไมล์สโตนให้เหมาะสมและเข้าใจได้ชัดเจน จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการดำเนินโปรเจ็คได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
คาดหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์และได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับคุณในการเขียนแผนงานโปรเจ็คของคุณ
