Microsoft Access: โปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ง่ายและมีความสามารถเด่น
Microsoft Access เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ง่ายและเหมาะสำหรับทุกคน ไม่ว่าคุณจะมีโปรเจ็คเล็กๆ หรือธุรกิจขนาดใหญ่ กับ Microsoft Access คุณสามารถเก็บรักษาและแก้ไขฐานข้อมูลของตัวเองได้อย่างง่ายดาย
โดยใช้ Microsoft Access เป็นเครื่องมือในการจัดการข้อมูลของคุณ คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ชัดเจนและสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างสะดวกสบาย ไม่ต้องกังวลเรื่องการใช้ตารางใน spreadsheet หรืออื่นๆ ที่อาจทำให้คุณปวดหัว
สร้างฐานข้อมูลใหม่
ในการเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลใหม่ใน Microsoft Access ทำได้โดยทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:
คลิกที่แถบ File แล้วเลือก “New”
เมื่อคุณเปิดโปรแกรม Microsoft Access ให้คลิกที่แถบ File ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นเลือก “New” เพื่อเริ่มสร้างฐานข้อมูลใหม่
เลือกประเภทฐานข้อมูล
หลังจากคลิกที่ “New” คุณจะได้รับตัวเลือกในการเลือกประเภทฐานข้อมูล นอกจากฐานข้อมูลเปล่า (blank database) ที่เป็นตัวเลือกมาตรฐาน คุณยังสามารถเลือกใช้ฐานข้อมูลแบบเว็บ (web database) หรือเลือกใช้เทมเพลตที่มีให้
ฐานข้อมูลเปล่า (Blank database): เป็นฐานข้อมูลแบบมาตรฐานของ Access ที่เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลแบบเปล่า โปรแกรมจะสร้างตารางเบื้องต้นให้คุณ
ฐานข้อมูลแบบเว็บ (Web database): เป็นฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นเพื่อใช้งานร่วมกับเครื่องมือสร้างเว็บของ Access เอง คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลแบบเว็บได้หลังจากสร้างฐานข้อมูลแล้ว
เทมเพลต (Template): เทมเพลตเป็นฐานข้อมูลที่สร้างพร้อมใช้ มีหลาย เทมเพลตให้เลือก คุณสามารถเลือกใช้เทมเพลตเพื่อประโยชน์และจุดประสงค์การใช้งานของคุณ นี่เป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกในการเริ่มต้นการสร้างฐานข้อมูล
ตั้งชื่อฐานข้อมูล
หลังจากเลือกประเภทฐานข้อมูลที่ต้องการ ให้คุณตั้งชื่อฐานข้อมูลที่บอกได้ชัดเจนเพื่อใช้ในการระบุวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูล การตั้งชื่ออย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณสะดวกในกรณีที่ต้องใช้งานร่วมกันกับฐานข้อมูลอื่นๆ ในช่อง “File Name” ให้คุณพิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลแล้วคลิก “Create” เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
เพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล
เมื่อคุณเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลใน Microsoft Access คุณสามารถเลือกโครงสร้างที่เหมาะสมกับข้อมูลของคุณได้ หากคุณเลือกใช้แบบ blank database คุณจะต้องคิดหาวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการข้อมูล และสามารถเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณได้ในหลายวิธี
ตาราง (Table)
การใช้งานตารางในฐานข้อมูลของ Access เหมือนกับการใช้ Spreadsheet ใน Excel คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบแถวและคอลัมน์ ซึ่งทำให้สามารถนำเข้าข้อมูลจาก Excel หรือโปรแกรม Spreadsheet อื่นๆ ได้ง่ายและรวดเร็ว
แบบฟอร์ม (Form)
การใช้แบบฟอร์มเพื่อเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลเป็นวิธีที่สะดวกและช่วยให้คุณสามารถใส่ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและชัดเจนมากกว่าการใส่ข้อมูลโดยตรงลงในตาราง
รายงาน (Report)
รายงานในฐานข้อมูลใช้สำหรับการสรุปและแสดงข้อมูล คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อตอบคำถามที่เจาะจง เช่น ยอดกำไรทั้งหมดหรือสถานที่ตั้งของลูกค้า รายงานถูกเตรียมไว้สำหรับการพิมพ์และแสดงผลอย่างเฉพาะเจาะจง
คิวรี่ (Query)
คิวรี่ใช้สำหรับการค้นหาแ ละกรองข้อมูล คุณสามารถเลือกแสดงรายการข้อมูลจากหลายตารางได้ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างและอัปเดตข้อมูลได้ด้วยคิวรี่
มาสร้างตารางแรกกันเลย
หากคุณเริ่มต้นด้วย blank database คุณสามารถสร้างตารางว่างโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใส่ข้อมูลลงในตารางโดยพิมพ์หรือคัดลอกและวางจากแหล่งอื่นได้
ข้อมูลแต่ละส่วนจะมีคอลัมน์ของตัวเอง (ช่อง) ในขณะที่แต่ละบันทึกข้อมูลหรือ record จะอยู่คนละแถวกัน เช่น คุณสามารถแบ่งลูกค้าแต่ละคนเป็นแถวและแยกข้อมูลของลูกค้าไว้ในแต่ละคอลัมน์ เช่น ชื่อ, นามสกุล, อีเมล, เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ
คุณสามารถเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ได้โดยการดับเบิลคลิกที่หัวข้อบนสุดของคอลัมน์ เพื่อให้คุณสามารถระบุช่องใดเป็นข้อมูลอะไรได้ในทันที
นอกจากนี้คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ ได้อีกด้วย
การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น
หากคุณต้องการนำเข้าไฟล์ที่รองรับจากแหล่งอื่นเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณใน Microsoft Access คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยการตั้งค่า Access เพื่อดึงข้อมูลมาใส่ในฐานข้อมูล
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูล
1. คลิกที่แถบ “External Data” (ข้อมูลภายนอก)
2. เลือกชนิดของไฟล์ที่ต้องการนำเข้า
3. คลิกที่ปุ่ม “More” เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม หากต้องการ
4. ระบุตำแหน่งข้อมูลที่ต้องการนำเข้า เช่น ที่อยู่ของไฟล์หรือเว็บ
5. เลือก “Specify where you want to store the data in the current database” (ระบุที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน)
6. คลิก “OK” และทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูล
การเพิ่มตารางใหม่
หลังจากนำเข้าข้อมูลเสร็จสิ้น คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ในฐานข้อมูลของคุณเพื่อเก็บข้อมูลเพิ่มเติม
แต่ละบันทึกข้อมูลควรถูกแยกเก็บไว้ในตารางที่แตกต่างกันเพื่อให้คุณสามารถใช้งานแต่ละตารางได้อย่างสะดวก เช่น คุณอาจแยกเป็นตารางข้อมูลลูกค้าและตารางข้อมูลการสั่งซื้อ เพื่อที่จะสามารถลิงค์ข้อมูลลูกค้าในตารางการสั่งซื้อได้
ในส่วน “Create” บนแถ บ “Home” คุณสามารถคลิกที่ปุ่ม “Table” เพื่อสร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคุณสามารถป้อนข้อมูลได้เลย
การตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
เพื่อให้เข้าใจการทำงานของคีย์ในการจัดเก็บข้อมูลใน Access ให้ดีก่อน แต่ละตารางจะมี primary key เป็นคีย์หลักที่แตกต่างกันในแต่ละเข้าสู่ระเบียน โดยปกติ Access จะสร้างคอลัมน์ ID เพื่อเป็น primary key ในแต่ละตาราง นอกจากนี้ แต่ละตารางยังสามารถมี foreign key ได้ ซึ่งเป็นช่องที่ใช้เชื่อมโยงกับตารางอื่นในฐานข้อมูล ช่องที่เชื่อมโยงจะบรรจุข้อมูลเดียวกัน
การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง
ตัวอย่างเช่น ในตารางการสั่งซื้อ คุณสามารถเพิ่มช่อง ID ของลูกค้าเพื่อติดตามการสั่งซื้อ แล้วเชื่อมโยงช่องนี้กับช่อง ID ในตารางลูกค้า
การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะทำให้ข้อมูลของคุณอัพเดท ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง
1. คลิกที่แถบ “Database Tools” (เครื่องมือฐานข้อมูล)
2. คลิกที่ปุ่ม “Relationships” (ความสัมพันธ์)
3. หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นมาแสดงสรุปของตารางทั้งหมดในฐานข้อมูล ช่องที่มีการเชื่อมโยงจะถูกจัดเรียงไว้ใต้ชื่อตาราง
4. ก่อนสร้าง ความสัมพันธ์ คุณต้องสร้างช่องสำหรับ foreign key ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการใช้ ID ลูกค้าในตารางการสั่งซื้อ ให้สร้างช่องที่ชื่อ “Customer” ในตารางการสั่งซื้อก่อนแล้วทิ้งว่างไว้ และต้องมีฟอร์แมตเดียวกับช่องที่เชื่อมโยง
5. ลากช่องที่ต้องการเป็น foreign key ไปวางในช่องที่สร้างไว้สำหรับ foreign key จากนั้นคลิก “Create” (สร้าง) ในหน้าต่างที่แสดงขึ้น เพื่อตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างช่อง ซึ่งจะมีเส้นเชื่อมระหว่าง 2 ตารางนั้น เพื่อเชื่อมต่อช่องเข้าด้วยกัน
6. ในขณะกำหนดความสัมพันธ์ คุณสามารถติ๊กที่ช่อง “Enforce Referential Integrity” เพื่อให้ข้อมูลในช่องหนึ่งเปลี่ยนแปลง ช่องอื่นๆ ที่เชื่อมโยงกันก็จะอัพเดทอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลของคุณมีความถูกต้องและแม่นยำเสมอ
สร้าง Query
คุณควรทราบความหมายของคำว่า “Query” ก่อนที่จะเริ่มสร้าง นั่นคือคำสั่งที่ใช้ในการเรียกดู แก้ไข และเพิ่มเติมข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ มีหลายรูปแบบที่สามารถใช้ได้ เช่นการค้นหาข้อมูลทั่วไป หรือการสร้างตารางใหม่โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว คำสั่ง Query เป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างรายงานในฐานข้อมูล
ประเภทของ Query
คำสั่ง Query แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก คือ Select และ Action โดย Select query ใช้สำหรับดึงข้อมูลจากตารางและคำนวณผลลัพธ์ ส่วน Action query ใช้สำหรับการเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลในตาราง
สร้าง Select query แบบง่ายๆ ด้วย Query Wizard
หากคุณต้องการสร้าง select query อย่างง่าย คุณสามารถใช้ Query Wizard เพื่อแนะนำคุณตามขั้นตอนที่ง่ายที่สุด คุณสามารถเปิด Query Wizard ได้จากแถบ “Create” และจะสามารถเลือกตารางและฟิลด์ที่ต้องการแสดงผลได้
สร้าง Select Query ด้วย Criteria
คุณสามารถเปิด Query Design เพื่อใช้เครื่องมือ criteria เพื่อเจาะจง select query และแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ เพียงคลิกที่แถบ “Create” และเลือก “Query Design” จากนั้นเลือกตารางที่ต้องการใช้ใน query และเพิ่มฟิลด์ที่ต้องการ
หล ังจากนั้นคุณสามารถกำหนดเงื่อนไข criteria ต่างๆ ได้ เช่น กำหนดเงื่อนไขตามข้อความหรือฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการแสดงเฉพาะราคาในฟิลด์ “Prices” ที่มีค่ามากกว่า 2,000 บาท คุณสามารถใส่เงื่อนไข >=2000 ใน criteria หรือหากคุณต้องการแสดงเฉพาะลูกค้าที่มาจากประเทศอังกฤษ คุณสามารถใส่ UK ในช่อง criteria
คุณยังสามารถใช้หลายเงื่อนไขใน query เดียวกันได้
เมื่อกำหนดค่า query เสร็จสิ้น คุณสามารถกดปุ่ม “Run” เพื่อดูผลลัพธ์ของ query ที่คุณสร้างได้ ปุ่ม “Run” อยู่ในแถบ “Design” และผลลัพธ์ของ query จะแสดงผลในหน้าต่าง เพื่อเซฟ query คุณสามารถกด Ctrl + S เพื่อบันทึก query นั้น
สร้าง Query ด้วยพารามิเตอร์
คุณสามารถใช้พารามิเตอร์ในการกำหนดเงื่อนไขใน query เพื่อแสดงข้อมูลที่ต้องการในเวลาที่เปิด query อย่างเช่นถ้าฐานข้อมูลของคุณมีลูกค้าจากหลายจังหวัดหรือประเทศต่างๆ คุณสามารถกำหนดพารามิเตอร์ใน query เพื่อแสดงลูกค้าจากเมืองหรือประเทศที่คุณต้องการ
สร้าง Select Query และกำหนดตาราง
เริ่มต้นด้วยการสร้าง select query และเลือกตารางที่ต้องการใช้ใน query คุณสามารถใช้ Query Design โดยคลิกที่แถบ “Create” และเลือก “Query Design” จากนั้นเลือกตารางที่ต้องการใช้ใน query
ใส่พารามิเตอร์ในส่วนของ Criteria
เพิ่มเงื่อนไข criteria โดยใช้พารามิเตอร์ โดยการคลิกเข้าไปในเซลล์ของ Criteria แล้วใส่ข้อความพารามิเตอร์ในกรอบกลมหลายเหลี่ยม [ ] ภายในกรอบกลมหลายเหลี่ยมคือข้อความที่จะแสดงเมื่อใช้ query เช่น ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้เลือกเมืองหรือประเทศ คุณสามารถใส่ [เลือกเมือง] หรือ [เลือกประเทศ] ลงในเซลล์ของ Criteria
หลังจากนั้นคุณสามารถปิดท้ายพารามิเตอร์ด้วยเครื่องหมาย “?” หรือ “:” แต่ห้ามใช้เครื่องหมาย “!” หรือ “.”
ลองทดสอบ Query เพื่อตรวจสอบผลลัพธ์
ก่อนที่คุณจะสร้างตาราง เป็นการทดสอบ query เพื่อให้แน่ใจว่ามันดึงข้อมูลมาถูกต้อง คุณสามารถปรับแต่งเงื่อนไข criteria และช่องอื่นๆ ได้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการครบถ้วน
เมื่อคุณทดสอบ query เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเซฟ query ได้เพื่อนำไปใช้งานในภายหลัง
การเซฟ Query และสร้างตารางใน Access
เมื่อคุณสร้าง query ใน Access เพื่อดึงข้อมูลที่ต้องการ คุณสามารถเซฟ query เพื่อใช้งานในภายหลังได้ โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
เซฟ Query
- กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query โดยคลิกที่ปุ่ม Save หรือใช้ลักษณะทางกายภาพที่คุ้นเคยของแท็บแถบ Navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ
- ให้คลิกที่ query เพื่อเลือกอีกครั้งแล้วคลิกแถบ Design เพื่อแก้ไข query
สร้างตารางด้วย Query
- คลิกปุ่ม “Make Table” ในกลุ่ม Query Type เพื่อสร้างตารางใหม่จาก query
- จะปรากฏหน้าต่างให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ ให้คุณใส่ชื่อตารางแล้วคลิก OK
- คลิกปุ่ม Run เพื่อสร้างตารางใหม่ด้วย query ที่คุณกำหนดไว้ ตารางจะปรากฏในแท็บ Navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ
เพิ่มข้อมูลด้วย Append Query
- เปิด query ที่สร้างไว้ก่อนหน้าขึ้นมาเพื่อใช้งาน
- ใช้ append query เพิ่มข้อมูลจากตารางอื่นๆ ลงในตารางที่มีอยู่แล้ว โดยคลิกปุ่ม Append ในแถบ Design
- หน้าต่าง Append จะปรากฏขึ้นมาให้คุณเลือกตารางที่ต้องการจะ append
- เปลี่ยนเงื่อนไขของ query เพื่อให้ตรงก ับข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม เช่น ถ้าคุณสร้างตารางด้วยเงื่อนไข “2010” ในช่อง Year คุณสามารถเปลี่ยนเป็นปีที่ต้องการเพิ่มข้อมูล เช่น “2011”
- กำหนดว่าต้องการให้ข้อมูล append ลงในคอลัมน์ไหนของตาราง โดยเลือกช่องของแต่ละคอลัมน์ที่ต้องการในแถว Append To
- คลิกปุ่ม Run ที่แถบ Design เพื่อเปิด query และใส่ข้อมูลลงในตาราง
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเพิ่มข้อมูล คุณสามารถเปิดตารางเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่เพิ่มเข้าไปถูกต้องหรือไม่
สร้างและใช้งาน Form
ในการใช้งาน Microsoft Access, Form หรือแบบฟอร์มเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการแสดงข้อมูลและทำงานกับตาราง โดยช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในแต่ละช่องได้ง่ายขึ้น รวมถึงสามารถสลับไปมาระหว่างบันทึกและเพิ่มบันทึกใหม่ได้อีกด้วย
สร้าง Form
ในการสร้าง form ใน Microsoft Access คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิกที่แท็บ Create แล้วเลือกปุ่ม Form ในกลุ่ม Objects
- Access จะสร้าง form โดยอ้างอิงจากช่องต่างๆ ในตารางอัตโนมัติ
- คุณสามารถปรับแต่ง form ได้ตามต้องการ เช่น เปลี่ยนขนาดช่อง และย้ายส่วนต่างๆ ของ form
- หากคุณไม่ต้องการให้แสดงช่องบางอย่างใน form คุณสามารถลบช่องนั้นๆ ได้โดยการคลิกขวาแล้วเลือก Delete
ใช้ Form เพื่อแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยง
หากคุณกำหนด relationship ให้กับตารางใน Microsoft Access คุณสามารถใช้ Form เพื่อแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้อย่างง่ายดาย โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิกปุ่ม “Datasheet” เพื่อใช้งานตาราง
- คุณสามารถแก้ไขข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้โดยตรงในแต่ละบันทึก ทำให้คุณส ามารถแก้ไขข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้อย่างง่ายดาย
เคลื่อนย้าย Form และเพิ่มบันทึกใหม่
ในการเคลื่อนย้าย Form ใน Microsoft Access คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรที่อยู่ด้านล่างสุดของ Form เพื่อสลับไปมาระหว่างบันทึกข้อมูล และสามารถเพิ่มบันทึกใหม่ได้โดยการทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิกปุ่ม “Add Record” ที่อยู่ใกล้ๆ ปุ่มนำทาง เพื่อสร้างบันทึกใหม่ที่ท้ายรายการ
- ใช้ช่องเพื่อใส่ข้อมูลลงในบันทึกว่างที่อยู่ในตาราง
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการสร้างและใช้งาน Form ใน Microsoft Access อย่าลืมเซฟ Form โดยใช้ปุ่ม Ctrl + S เพื่อให้คุณสามารถใช้งาน Form นี้ได้ในภายหลัง
สร้าง Report
คุณสามารถสร้าง Report ใน Microsoft Access เพื่อแสดงสรุปข้อมูลแบบรวดเร็วและทันใจ โดยเลือก table หรือ query ที่คุณต้องการใช้งาน คุณสามารถสร้าง report ได้หลายวิธีด้วยกัน
การสร้าง Report แบบ Auto-Report
ในการสร้าง Auto-Report ให้คลิกที่แถบ Create แล้วเลือก Report จากนั้น Access จะสร้าง report โดยใช้ข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งที่มาของคุณ แบบนี้จะไม่มีการจัดกลุ่มข้อมูล แต่เหมาะสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก
การสร้าง Report แบบว่าง
ในการสร้าง Report แบบว่าง (Blank Report) คุณสามารถเติมข้อมูลเข้าไปได้ตามต้องการ โดยเลือกข้อมูลจากช่องที่ต้องการใน Custom Report
การสร้าง Report โดยใช้ Wizard
หากคุณต้องการแนะนำขั้นตอนการสร้าง Report ให้คลิกที่ Report Wizard จากนั้นคุณสามารถเลือกและจัดกลุ่มข้อมูลตามต้องการได้
กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลใน Blank Report
หากคุณใช้ Blank Report คุณต้องกำหนดแหล่งที่มาของข้อมูล โดยคลิกที่แถบ Arrange แล้วเลือก Property Sheet หรือกด Alt + Enter
เพิ่มช่องลงใน Report
หลังจากกำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลแล้ว คุณสามารถเพิ่มช่องลงใน Report โดยคลิกที่แถบ Format แล้วเลือก Add Existing Fields จากนั้น รายการ Field หรือช่องทั้งหมดที่มีก็จะแสดงในกรอบด้านขวามือ
ปรับแต่ง Report
คุณสามารถปรับขนาดของช่องได้โดยการคลิกที่ขอบแล้วลากเมาส์ไป และหากต้องการลบช่องออกจาก Report คุณสามารถคลิกที่ heading แล้วกดปุ่ม Delete
เพิ่มกลุ่มใน Report
คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใน Report ได้ตามต้องการ เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลตามเงื่อนไขที่คุณต้องการ
การใช้ Group ใน Report
การใช้ Group ใน Report ช่วยให้คุณจัดกลุ่มและจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เช่น คุณสามารถกลุ่มข้อมูลการขายตามภูมิภาคหรือตามเซลส์แต่ละคนได้อย่างสะดวกสบาย
วิธีการใช้ Group ใน Report
เพื่อใช้ Group ใน Report คุณต้องคลิกที่แถบ Design แล้วคลิกปุ่ม Group & Sort จากนั้นคลิกขวาที่ส่วนไหนก็ได้ของช่องที่ต้องการเพิ่มใน Group แล้วเลือก “Group On” จากเมนู
การกำหนด Header ของแต่ละ Group
หลังจากกำหนด Group แล้ว จะมีการกำหนด Header ของแต่ละ Group ขึ้นมา คุณสามารถเปลี่ยน Header นี้เป็นชื่อ Group ที่คุณต้องการได้
บันทึกและแชร์ Report
เมื่อเสร็จสร้าง Report คุณสามารถบันทึก แชร์ หรือพิมพ์ออกมาได้เหมือนเอกสารทั่วไป เหมาะสำหรับแชร์ผลการประกอบการของบริษัทกับบรรดาผู้ลงทุน หรือแชร์ข้อมูลการติดต่อกับพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย
คำเตือนเกี่ยวกับการใช้งาน Microsoft Access
เมื่อใช้งาน Microsoft Access คุณควรทราบว่าบางฟีเจอร์อาจใช้งานไม่ได้ ขึ้นอยู่กับชนิดของฐานข้อมูลที่คุณเลือกใช้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่สามารถแชร์ข้อมูลแบบ desktop-only ในรูปแบบเว็บไซต์ได้ และบางฟีเจอร์ใน desktop เช่น query total ก็จะไม่สามารถใช้งานได้ในฐานข้อมูลแบบเว็บไซต์
